RemotePlatz

KI-E-Mail-Automatisierung

KI im Kundenservice: Volle Postfächer, schnell sortiert.

Die KI liest eingehende E-Mails und Kontaktanfragen, erkennt das Anliegen und die Dringlichkeit, beantwortet Standardfragen selbstständig und legt komplexe Fälle mit Zusammenfassung bei der richtigen Person ab. Ihre Kund:innen bekommen schneller eine Antwort – Ihr Team kümmert sich um das, was wirklich Fachwissen braucht.

Potenzialgespräch buchen ROI berechnen

Die Ausgangslage

Kommt Ihnen das bekannt vor?

  • Sammelpostfächer laufen über

    info@, service@, bestellung@ – alles landet an einem Ort, und jemand muss jede Nachricht lesen und weiterleiten.

  • Lange Antwortzeiten

    Einfache Fragen zu Lieferstatus, Öffnungszeiten oder Rechnungen warten Tage auf eine Antwort, die in Sekunden möglich wäre.

  • Wichtiges geht unter

    Reklamationen und Großaufträge stehen zwischen Newslettern und Rückfragen – und werden zu spät bearbeitet.

So funktioniert es

In vier Schritten vom manuellen zum automatisierten Prozess.

  1. 01

    Lesen

    Die KI verbindet sich mit Ihrem Postfach (Microsoft 365, Google Workspace oder IMAP) und Ihrem Ticketsystem.

  2. 02

    Verstehen

    Jede Nachricht wird nach Anliegen, Kund:in, Dringlichkeit und Stimmung klassifiziert – Anhänge werden mit ausgelesen.

  3. 03

    Handeln

    Standardanfragen werden mit Daten aus ERP oder CRM beantwortet, Aufgaben angelegt und Fälle an die zuständige Person geroutet.

  4. 04

    Freigeben

    Sie entscheiden, was automatisch rausgeht und was als Entwurf zur Freigabe bereitliegt. Das System lernt aus den Korrekturen Ihres Teams.

Leistungsumfang

Was die Lösung kann.

  • Intelligentes Routing

    Anfragen landen direkt bei der zuständigen Abteilung – mit Zusammenfassung und Prioritätsstufe.

  • Antwortentwürfe

    Vorformulierte Antworten in Ihrer Tonalität, auf Deutsch, Englisch und weiteren Sprachen.

  • Mit Ihren Daten

    Lieferstatus, Rechnungen oder Termine werden live aus ERP, CRM oder Shop abgefragt.

  • Mensch behält Kontrolle

    Klare Regeln, welche Antworten automatisch gesendet werden dürfen – alles andere wird freigegeben.

  • Transparente Auswertung

    Sie sehen, welche Anliegen wie oft vorkommen und wo sich weitere Automatisierung lohnt.

  • DSGVO-konform

    Verarbeitung in Deutschland/EU, keine Nutzung Ihrer Kundendaten zum Training öffentlicher Modelle.

Beispiel aus dem Alltag

Ein Onlinehändler bekommt täglich rund 150 E-Mails im Service-Postfach. Die KI beantwortet Fragen zum Lieferstatus direkt mit den Daten aus dem Shop-System, legt Retouren im Warenwirtschaftssystem an und leitet Reklamationen mit Zusammenfassung an das Service-Team weiter.

Illustratives Szenario. Das konkrete Einsparpotenzial ermitteln wir in der kostenlosen Potenzialanalyse.

  • 24/7Vorsortierung – auch nachts und am Wochenende
  • 100 %der Anfragen kategorisiert und zugeordnet
  • 2–4Wochen bis zum laufenden Pilotprozess

Passend zu Ihrer Systemwelt

  • DATEV
  • Microsoft 365
  • SAP
  • n8n
  • Make

KI & Datenschutz

Ihre Daten. Ihre Entscheidung.

Wir entwickeln KI-Lösungen, die zu Ihren Anforderungen passen – sicher, transparent und in Ihrer Kontrolle. 100 % DSGVO-konform, mit Servern in Deutschland bzw. der EU.

  • Klare Datenwege

    Transparente Prozesse und nachvollziehbare Datenflüsse.

  • Passende Hosting-Strategie

    On-Premise, in deutscher Cloud oder in Ihrer bestehenden Umgebung.

  • Menschliche Kontrolle

    Sie entscheiden, was automatisiert wird – und behalten jederzeit die Kontrolle.

Wie wir Datenschutz umsetzen

Häufige Fragen

Fragen zur E-Mail-Automatisierung.

Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie uns – wir antworten persönlich.

Antwortet die KI ohne Kontrolle an unsere Kund:innen?

Nur, wenn Sie das möchten. Typisch ist ein Stufenmodell: Zuerst erstellt die KI nur Entwürfe, später gehen klar definierte Standardantworten automatisch raus. Alles Sensible bleibt bei Ihrem Team.

Welche Postfächer und Ticketsysteme werden unterstützt?

Microsoft 365/Outlook, Google Workspace, IMAP-Postfächer sowie gängige Ticketsysteme wie Zendesk, Freshdesk oder HubSpot. Andere Systeme binden wir über ihre Schnittstellen an.

Versteht die KI auch mehrsprachige Anfragen?

Ja. Anfragen auf Englisch, Französisch, Türkisch oder Arabisch werden verstanden, zusammengefasst und auf Wunsch in der Sprache der Kund:innen beantwortet.

Weitere Lösungen

Das könnte Sie auch interessieren.

Bereit für den nächsten Schritt?

Was könnte Ihr Team mit mehr Zeit bewegen?

Lassen Sie uns in einem unverbindlichen Gespräch über Ihre Möglichkeiten sprechen. Wir zeigen Ihnen konkrete Ideen – zugeschnitten auf Ihr Unternehmen.

Kostenloses Potenzialgespräch
  • Kostenlos & unverbindlich
  • Konkrete Ideen für Ihre Prozesse
  • DSGVO-konform von Anfang an