RemotePlatz

KI-Rechnungsverarbeitung

KI-Rechnungsverarbeitung: Belege lesen sich jetzt selbst.

Unsere KI liest Rechnungen, Lieferscheine und Formulare aus PDFs, Scans und E-Mail-Anhängen, gleicht sie mit Bestellungen ab und überträgt sie direkt in DATEV oder Ihr ERP. Ihr Team prüft nur noch Ausnahmen – statt jeden Beleg abzutippen.

Potenzialgespräch buchen ROI berechnen

Die Ausgangslage

Kommt Ihnen das bekannt vor?

  • Abtippen kostet Stunden

    Jede Rechnung wird geöffnet, gelesen, kontiert und übertragen – bei hundert Belegen pro Woche ist das schnell ein ganzer Arbeitstag.

  • Tippfehler werden teuer

    Ein Zahlendreher bei IBAN oder Betrag fällt oft erst bei der Zahlung oder in der Buchhaltung auf – und kostet dann doppelt Zeit.

  • Engpass Buchhaltung

    Fachkräfte sind knapp. Wenn eine Person im Urlaub ist, bleiben Belege liegen und Skontofristen verstreichen.

So funktioniert es

In vier Schritten vom manuellen zum automatisierten Prozess.

  1. 01

    Erfassen

    Belege kommen wie gewohnt an – per E-Mail-Postfach, Upload-Ordner oder Scanner. Die KI holt sie automatisch ab.

  2. 02

    Auslesen

    OCR und ein Sprachmodell erkennen Lieferant, Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze, IBAN und Positionen – auch bei wechselnden Layouts.

  3. 03

    Abgleichen

    Die Daten werden mit Bestellung, Lieferschein und Stammdaten abgeglichen. Abweichungen werden markiert, nicht ignoriert.

  4. 04

    Übertragen

    Geprüfte Belege landen mit Kontierungsvorschlag in DATEV, Ihrem ERP oder Ihrer Buchhaltungssoftware – Ausnahmen gehen zur Freigabe an Ihr Team.

Leistungsumfang

Was die Lösung kann.

  • Jedes Format

    PDF, Scan, Foto oder E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD) – strukturiert oder unstrukturiert.

  • Plausibilitätsprüfung

    Summen, Steuersätze, Dubletten und Bankdaten werden automatisch gegengeprüft.

  • Freigabe-Workflow

    Unsichere Fälle und Beträge über Ihrer Grenze gehen zur Freigabe an die richtige Person.

  • DATEV- & ERP-Anbindung

    Übergabe an DATEV, SAP, Microsoft Dynamics, lexoffice, sevDesk oder Ihr bestehendes System.

  • Nachvollziehbar

    Jeder Schritt wird protokolliert – wichtig für Revision, Steuerberatung und GoBD.

  • DSGVO-konform

    Verarbeitung auf Servern in Deutschland bzw. der EU, mit Auftragsverarbeitungsvertrag.

Beispiel aus dem Alltag

Ein Großhändler erhält rund 120 Eingangsrechnungen pro Woche von 60 Lieferanten. Die KI liest die Rechnungen aus dem Buchhaltungspostfach, gleicht sie mit den Bestellungen im ERP ab und übergibt sie mit Kontierungsvorschlag an DATEV. Die Buchhaltung prüft nur noch die Belege, bei denen Menge oder Preis abweichen.

Illustratives Szenario. Das konkrete Einsparpotenzial ermitteln wir in der kostenlosen Potenzialanalyse.

  • < 1 %Ziel-Fehlerquote bei ausgelesenen Pflichtfeldern
  • 2–4Wochen bis zum laufenden Pilotprozess
  • DATEVÜbergabe ohne Medienbruch – auch direkt an Ihre Steuerkanzlei

Passend zu Ihrer Systemwelt

  • DATEV
  • Microsoft 365
  • SAP
  • n8n
  • Make

KI & Datenschutz

Ihre Daten. Ihre Entscheidung.

Wir entwickeln KI-Lösungen, die zu Ihren Anforderungen passen – sicher, transparent und in Ihrer Kontrolle. 100 % DSGVO-konform, mit Servern in Deutschland bzw. der EU.

  • Klare Datenwege

    Transparente Prozesse und nachvollziehbare Datenflüsse.

  • Passende Hosting-Strategie

    On-Premise, in deutscher Cloud oder in Ihrer bestehenden Umgebung.

  • Menschliche Kontrolle

    Sie entscheiden, was automatisiert wird – und behalten jederzeit die Kontrolle.

Wie wir Datenschutz umsetzen

Häufige Fragen

Fragen zur KI-Rechnungsverarbeitung.

Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie uns – wir antworten persönlich.

Funktioniert die KI auch mit schlecht gescannten Belegen?

Ja, moderne OCR in Kombination mit Sprachmodellen kommt auch mit schiefen Scans, Fotos und wechselnden Layouts gut zurecht. Wenn ein Feld unsicher erkannt wird, markiert das System den Beleg zur Prüfung, statt zu raten.

Können wir die Rechnungen direkt an DATEV übergeben?

Ja. Je nach Setup übergeben wir Belege samt Buchungsvorschlag über die DATEV-Schnittstellen bzw. über DATEV Unternehmen online oder stellen sie Ihrer Steuerkanzlei im gewohnten Format bereit.

Was passiert mit E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD)?

Strukturierte E-Rechnungen werden direkt ausgelesen, ohne OCR. So können Sie Papier-, PDF- und E-Rechnungen in einem einzigen Prozess verarbeiten.

Weitere Lösungen

Das könnte Sie auch interessieren.

Bereit für den nächsten Schritt?

Was könnte Ihr Team mit mehr Zeit bewegen?

Lassen Sie uns in einem unverbindlichen Gespräch über Ihre Möglichkeiten sprechen. Wir zeigen Ihnen konkrete Ideen – zugeschnitten auf Ihr Unternehmen.

Kostenloses Potenzialgespräch
  • Kostenlos & unverbindlich
  • Konkrete Ideen für Ihre Prozesse
  • DSGVO-konform von Anfang an